Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Website und Software „CalcPro“, betrieben von:

1. Verantwortlicher

HappyToysTwentyFour FZ-LLC
Al Mamourah Street
Ras al Khaimah, Vereinigte Arabische Emirate
E-Mail: support@calcpro.de (Beispiel – bitte anpassen)
Verantwortlich: Hasan Durmus

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Die Verarbeitung erfolgt stets im Einklang mit der DSGVO und den für uns geltenden Datenschutzgesetzen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare Person beziehen.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (z. B. Nutzung von CalcPro, Registrierungen, Rechnungen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung (Aufbewahrungspflichten, Steuerrecht)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse (Sicherheit, Missbrauchserkennung, Logfiles, Fehleranalyse)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (Cookies, Newsletter, Tracking, sofern vorhanden)

3. Hosting & technische Infrastruktur

Unsere Systeme werden auf folgenden Servern betrieben:

• Google Cloud Platform (Frankfurt, Deutschland / EU)
• STRATO VPS (Deutschland)

Beide Anbieter verarbeiten Daten ausschließlich innerhalb der EU. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt jeweils zugrunde.

4. Erhebung personenbezogener Daten

4.1 Beim Besuch der Website

Beim Zugriff auf unsere Website werden automatisch Daten durch Ihren Browser an unseren Server übermittelt:

• IP-Adresse (gekürzt oder pseudonymisiert, sofern möglich)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und -version
• Genutztes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Zugriffsstatus / HTTP-Statuscode

Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung, Sicherheit und Fehleranalyse. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.2 Bei der Registrierung und Nutzung von CalcPro

Wir verarbeiten folgende Daten, die Sie selbst angeben:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Unternehmensname
• Adresse (sofern für Rechnungen nötig)
• Login-Daten (Passwort gehasht, niemals im Klartext)
• Rechnungs- und Angebotsdaten
• Kundendaten, die Sie in CalcPro erfassen

Diese Daten werden benötigt zur Nutzung der Software, für Buchhaltungsprozesse, Verträge und Sicherheit.

4.3 Zahlungsdaten

Wenn Sie kostenpflichtige Funktionen oder Abos nutzen, erfolgt die Abwicklung über externe Zahlungsanbieter (z. B. PayPal, Stripe oder andere). Diese verarbeiten:

• Name, E-Mail-Adresse
• Zahlungsbeträge
• Transaktions-ID
• Rechnungsinformationen

Wir speichern niemals vollständige Kreditkarten- oder Bankdaten.

5. KI-Verarbeitung

CalcPro nutzt KI-Funktionen zur Unterstützung (z. B. Textverarbeitung, Arbeitserleichterungen). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich durch geprüfte, DSGVO-konforme Anbieter innerhalb der EU oder unter Standardvertragsklauseln (SCC).

Wichtig: Es werden keine sensiblen Finanzdaten oder Rechnungsinhalte an externe KI ohne Ihre Einwilligung übertragen. Lediglich technisch notwendige Nutzungsdaten oder anonymisierte Inhalte können verarbeitet werden, z. B. durch n8n-Workflows auf EU-Servern.

6. Cookies & Tracking

Aktuell werden keine Tracking-Tools wie Google Analytics eingesetzt, außer Sie richten diese später ein. Sobald Tracking aktiviert wird, werden wir diese Datenschutzerklärung aktualisieren.

Künftiger Newsletter

Sobald ein Newsletter verfügbar ist, wird die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) erfolgen. Double-Opt-In wird eingesetzt.

7. Datenübermittlung in Drittländer

Wir selbst sind nicht in den USA steuerpflichtig.

Eine Übermittlung von Daten in Drittländer (z. B. USA) erfolgt nur, wenn Sie Tools nutzen, die dort ansässig sind (wie manche KI- oder Zahlungsanbieter). In solchen Fällen sichern wir die Übermittlung über:

• EU-Standardvertragsklauseln (SCC)
• Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)
• Minimierung der Datenmenge

8. Speicherdauer

• Server-Logfiles: 7–30 Tage
• Kunden- und Rechnungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
• Support-Anfragen: 12–24 Monate
• Inaktive Accounts: Löschung nach Aufforderung oder automatisiert nach längerer Inaktivität

9. Ihre Rechte als Betroffene

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung – „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 DSGVO)

Kontakt für Datenschutzanfragen: support@calcpro.de (bitte anpassen, falls abweichend)

10. Sicherheit

Wir nutzen moderne Sicherheitsmaßnahmen wie:

• SSL-/TLS-Verschlüsselung
• Gehashe Passwörter (BCrypt/Argon2)
• Firewall- und DDoS-Schutz
• Regelmäßige Backups

11. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung bei technischen oder rechtlichen Änderungen. Die jeweils aktuelle Version finden Sie jederzeit auf unserer Website.